Der hybride Arbeitsplatz und 3 Schritte dorthin

Wollen Mitarbeitende nach der Pandemie zu 100% an den Arbeitsplatz zurückkehren oder wird der hybride Arbeitsplatz an Bedeutung gewinnen? Das hybride Arbeitsplatzmodell bringt Vor- und Nachteile mit sich. Daher soll die Einführung überlegt angegangen und die konkrete Umsetzung gemeinsam mit dem Team ausgearbeitet werden.

 

Was ist ein hybrides Arbeitsplatzmodell und wie gefragt ist es?

Bei einem hybriden Arbeitsplatzmodell verbringt man einen Teil seiner Arbeitszeit am Arbeitsplatz und den anderen Teil im Homeoffice. Innerhalb eines definierten Rahmens können die Mitarbeitenden wählen, wann sie vor Ort und wann von zuhause aus arbeiten. Gemäss dem Steiner Office Barometer 2021 möchten 91% der befragten Personen, für die Homeoffice theoretisch möglich ist, die Option haben, weiterhin regelmässig von zuhause aus arbeiten zu können. Im Hinblick auf die Arbeitgeberattraktivität macht es also Sinn, sich mit dem hybriden Arbeitsplatzmodell auseinanderzusetzen.

 

Vorteile des hybriden Arbeitsplatzes

Mit einem hybriden Arbeitsplatzmodell sind beispielsweise folgende Vorteile verbunden:

• Produktivität: Die Mitarbeitenden können den für sie produktivsten Arbeitsort wählen, abhängig von der anstehenden Aufgabe. Wer, wo am produktivsten ist, ist von Mensch zu Mensch und Lebenssituation unterschiedlich. Manche Menschen sind produktiver im Büro, andere ziehen sich für konzentriertes Arbeiten lieber in die eigenen vier Wände zurück.
• Weniger Zeitaufwand für Arbeitsweg: Wenn an eins bis zwei Tagen pro Woche der Arbeitsweg wegfällt, kann diese Zeit für die Familie, Sport oder andere Freizeitaktivitäten genutzt werden.
• Umweltfreundlichkeit: Reduzierter Pendlerverkehr bedeutet, dass es weniger CO²-Emissionen gibt.
• Zufriedenheit: Durch die Homeoffice-Möglichkeit an ein bis zwei Tagen pro Woche verbessert sich einerseits die Life-Domain-Balance (früher Work-Life-Balance genannt), andererseits führt das Gefühl von Selbstbestimmung über den Arbeitsort und eine verbesserte Produktivität zu einer höheren Arbeitszufriedenheit.

 

Nachteile des hybriden Arbeitsplatzmodells

Jede Lösung bringt auch Nachteile mit sich. In Bezug auf den hybriden Arbeitsplatz sind das z.B.:

• Reduzierter Teamspirit: Der Teamspirit kann darunter leiden, wenn sich Teams nicht mehr oft sehen. Daher ist es empfehlenswert, einen Wochentag festzulegen, an dem das ganze Team im Büro anwesend ist oder auch ab und zu einen Grillabend oder einen Mini-Teamausflug auf den nächsten Hausberg zu organisieren.
• Andere Kommunikationswege: Wenn Mitarbeitende regelmässig remote arbeiten, müssen die Kommunikationsprozesse an diese Gegebenheit angepasst und bewusst gestaltet werden. Es wird z.B. empfohlen, eine Balance zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation anzustreben. Für kreative und emotionale Themen sind eher Sitzungen zu bevorzugen (synchrone Kommunikation), während fachliche und andere Informationen auch auf dem asynchronen Weg (z.B. geteilte Dokumente, E-Mail, Teams oder Slack Channels) weitergegeben werden können.
• Neue Raumaufteilung: Wenn die Mitarbeitenden vor allem für Sitzungen ins Büro kommen, braucht es tendenziell weniger herkömmliche Arbeitsplätze, dafür mehr Besprechungs- und Begegnungsräume.
• Erschöpfung: Die Geschwindigkeit und die Arbeitsintensität werden durch die fortschreitende Digitalisierung noch weiter verstärkt. Wenn alle ständig erreichbar sind, ist es verlockend, da und dort noch kurz ein Meeting einzuschieben. Punktuell ist dagegen auch nichts einzuwenden. Ungesund wird es, wenn aufgrund der hohen Arbeitsmenge vermehrt Pausen ausgelassen werden und zu wenig Zeit für regelmässige Erholung bleibt. Führungskräfte brauchen ein gutes Radar, um Frühwarnsignale bei ihren Mitarbeitenden wahrzunehmen und einzugreifen, bevor es zur Erschöpfung kommt. Je weniger sich Führungskräfte und Mitarbeitende persönlich sehen, desto anspruchsvoller ist diese Aufgabe.

 

Keine Standardlösung zur Einführung eines hybriden Arbeitsplatzmodells

Mitarbeitende und Führungskräfte sehen möglicherweise unterschiedliche Vor- und Nachteile bezüglich eines hybriden Arbeitsplatzes und diese hängen auch stark vom Kontext der Organisation und der Lebenssituation der Mitarbeitenden ab. Deshalb kann zur Einführung eines hybriden Arbeitsplatzmodells keine Standardlösung empfohlen werden. Vielmehr braucht es eine gemeinsame Reflexion und Lösungsentwicklung mit dem Team.

 

In 3 Schritten zum hybriden Arbeitsplatz

1. Homeoffice-Erfahrungen mit dem Team reflektieren

Durch die Reflexion der gemachten Homeoffice-Erfahrungen gewinnt das Team einen Überblick über die verschiedenen Bedürfnisse und Sichtweisen der einzelnen Personen im Team. Möglich Fragen sind:

• Was hat in der Homeoffice-Zeit gut funktioniert? Was weniger?
• Was sind für mich die Vorteile beim Arbeiten im Homeoffice bzw. vor Ort?
• Welche Nachteile sehe ich beim Arbeiten im Homeoffice bzw. vor Ort?
• Wo kann ich welche Aufgaben am produktivsten erledigen? Warum?
• Wie viel meiner Arbeitszeit möchte ich minimal und maximal im Homeoffice verbringen? Warum?

 

2. Rahmenbedingungen definieren

Falls die Rahmenbedingungen nicht bereits durch die Organisation festgelegt sind, können auf Basis der obigen Reflexion die allgemeinen Rahmenbedingungen definiert werden, zum Beispiel:

• Wie viel Prozent der Arbeitszeit darf maximal im Homeoffice verbracht werden?
• Welche Arbeitszeit-Regelungen und Pausen sind einzuhalten (Uhrzeiten, Länge eines Arbeitstages, mindestens 30 Minuten Mittagspause etc.)?
• Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind im Homeoffice insbesondere zu beachten (z.B. Umgang mit internen Dokumenten)?
• Welche Kollaborations-Software darf weiterhin genutzt werden? Welche nicht (aufgrund Datenschutz)?
• Welche Aufgaben müssen zwingend am Arbeitsplatz erledigt werden?
• Welchen Ausgleich braucht es für Mitarbeitende, die aufgrund ihrer Tätigkeit nicht von zuhause aus arbeiten können (Fairness innerhalb des Betriebs)?

 

3. Umsetzungsdetails klären

Wenn die Rahmenbedingungen klar sind, kann im Team besprochen werden, wie die Umsetzung ganz konkret aussehen soll. Mögliche Leitfragen:

• Wann sollen alle vor Ort sein (z.B. einen Wochentag festlegen)?
• Welche Kommunikation soll synchron, z.B. in Sitzungen, und welche asynchron, d.h. schriftlich, erfolgen?
• Welche Kommunikationskanäle nutzen wir für was?
• Welche Meetings sollen bevorzugt vor Ort stattfinden? An welchen Meetings kann auch online teilgenommen werden?
• Wie sollen die Erreichbarkeit und Abwesenheiten für alle ersichtlich sein (z.B. via geteilten Kalender, Slack etc.)?
• Wie können wir Unterbrechungen möglichst vorbeugen (z.B. Meeting-freie Halbtage)?
• Wie stärken wir langfristig den Teamzusammenhalt?

 

Eine Hypothese zum Schluss: Gut qualifizierte Mitarbeitende bevorzugen ein hybrides Arbeitsplatzmodell

Die Mehrheit der Mitarbeitenden möchte auch nach der Pandemie die Möglichkeit haben, regelmässig im Homeoffice arbeiten zu können. Ob der hybride Arbeitsplatz sich in Unternehmen durchsetzt, hängt nicht nur von der Art der Aufgabe, sondern auch von der Offenheit der Führung gegenüber neuen Arbeitsformen und auch vom Grad der Selbständigkeit der Mitarbeitenden ab. Für Mitarbeitende, die viele Anweisungen brauchen, macht Homeoffice wenig Sinn. Wenn hingegen gut qualifizierte Fachkräfte zwei ähnliche Jobangebote auf dem Tisch liegen haben, wird die Wahl wahrscheinlich für den Arbeitgeber ausfallen, der hybrides Arbeiten möglich macht.

 

Quellen

• Microsoft 2021 Work Trend Index
• Steiner Office Barometer Frühjahr 2021